Fazy projektu informatycznego

Projekt informatyczny — definicja

Projekt informatyczny to kompleksowy proces obejmujący planowanie, projektowanie i implementację systemu informatycznego, czyli oprogramowania. Głównym celem tego procesu jest stworzenie działającego systemu, który spełnia określone wymagania klienta. Kluczowym elementem zapewniającym prawidłowy rozwój systemu jest obecność dobrze zorganizowanego projektu informatycznego zawierającego poszczególne fazy. Etapy te zaczynają się najczęściej od zdefiniowania celu projektu, oczekiwań klienta, a kończą się implementacją, w trakcie której aplikacja jest testowana, aby ostatecznie móc ją przekazać klientowi.

Fazy projektu informatycznego — metodyki

Planowanie projektu stanowi jeden z pierwszych kroków niezbędnych podczas realizacji zadania. Dobrze zorganizowany harmonogram projektu informatycznego przyczynia się do pełnego skoncentrowania zespołu na przydzielonych zadaniach, eliminując konieczność marnowania cennego czasu. Jednym z kluczowych elementów projektu informatycznego jest zbiór reguł. Muszą one zostać przedstawione całemu zespołowi tak, aby mogli je zrozumieć, zaakceptować oraz zacząć przestrzegać w czasie pracy nad projektem – zasady te określane są mianem metodyki. Istnieje wiele metodologii wspierających realizowanie projektu. Które z nich warto wyróżnić?

Fazy projektu informatycznego według metodyki PMBOK

Metodyka PMBOK (Project Management Body of Knowledge) umożliwia zespołowi maksymalizację efektywności realizacji projektu, pozwalając na zakończenie go w ustalonym czasie i z określonym budżetem. Jest to powszechnie uznany na całym świecie standard zarządzania projektami, który można dostosować do różnych sytuacji występujących podczas prac nad zleceniem. Jego zaletą jest elastyczność, pozwalająca na dostosowanie do różnych działów w firmie, bez znaczenia na przynależność projektu. PMBOK dostarcza istotnych wskazówek mających na celu minimalizację ryzyka projektowego. Jakie etapy prowadzenia projektu informatycznego można wyróżnić w tej metodyce?

• Inicjowanie projektu – uruchomienie projektu również wymaga przeprowadzenia odpowiednich procesów. Na tym etapie powstaje wizja projektu oraz jego główny cel. W trakcie inicjowania projektu pojawiają się także pytania dotyczące tego, co projekt musi osiągnąć, aby odnieść sukces, oraz czy istnieją potencjalne ryzyka i zagrożenia. Inicjacja to również ustalanie ram projektu, jego etapów, zespołu wykonawczego oraz wstępnych kosztów. Powyższe informacje pomagają uzyskać ostateczną zgodę na rozpoczęcie nowego projektu.

• Planowanie projektu – czas na stworzenie odpowiedniego planu projektu. Drugi etap to okres, w którym przypisuje się zadania w zespole, ustala działania konieczne do zakończenia zlecenia oraz uzgadnia terminy i budżet. Podczas planowania mogą pojawić się rozwiązania, które zmniejszą koszty lub zwiększą wydajność zespołu. Ważne jest określenie kamieni milowych, które zespół musi osiągnąć. Pamiętaj również, że etap planowania oferuje możliwość zniwelowania ryzyka, które pojawiło się podczas inicjowania projektu.

• Realizacja projektu –  to kluczowy etap, podczas którego planowane wcześniej kroki i cele przechodzą do konkretnej implementacji. Podczas etapu wykonawczego cały zespół aktywnie angażuje się w realizację poszczególnych zadań niezbędnych do ukończenia projektu. Ważne jest utrzymanie płynnej komunikacji pomiędzy członkami zespołu, co umożliwia wymianę informacji oraz rozwiązanie ewentualnych problemów, które pojawiły się w trakcie wykonywania zadań.

• Monitorowanie projektu – aby śledzić postęp projektu, konieczna jest stała kontrola ze strony koordynatora. W ten sposób cały zespół jest w pełni świadomy postępu projektu i ewentualnych zagrożeń, które mogą wpłynąć na końcowy wynik. Stałe koordynowanie projektu przyczynia się również do szybszej reakcji w przypadku pojawienia się problemów. Nie zapominaj o swoim planie i porównuj go z aktualnym stanem procesu. W każdej chwili może pojawić się potrzeba wprowadzenia działań korygujących.

• Zamykanie projektu – każdy projekt ma swój początek i koniec. Mimo oczywistości tego etapu, procesy zamykające projekt są również kluczowe dla ostatecznego wyniku produktu. Finalizacja musi odbyć się zgodnie z wcześniej ustalonymi terminami, a gotowy produkt musi przejść akceptację ze strony klienta. Dzięki temu kontrakt może być pomyślnie zakończony. Na koniec zaleca się również przeprowadzenie analizy działań projektowych. Każdy projekt to kolejne doświadczenie, które może okazać się przydatne podczas realizacji przyszłych zleceń.

Cykl życia projektu informatycznego według PRINCE2

PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) to metoda zarządzania projektami opierająca się na podejściu procesowym. Główne założenia tej metodologii to skoncentrowanie się na stałej obserwacji zlecenia oraz priorytetowe zarządzanie ryzykiem. Metoda PRINCE2 dzieli projekt na kilka mniejszych faz, z których każda posiada jasno określone zadania oraz odpowiedzialności. Jest ona szczególnie popularna w Wielkiej Brytanii, gdzie stanowi standard w brytyjskim rządzie. Przed przystąpieniem do projektu warto zaznajomić się z siedmioma kluczowymi zasadami PRINCE2, czyli pryncypiami.

• Ciągła zasadność biznesowa – aby dany produkt mógł powstać, musi on posiadać zdefiniowanego klienta, odpowiadać na jasno określone potrzeby, pokazywać realne korzyści i mieć nakreślony budżet. Pozyskane informacje pomogą ocenić, czy projekt ma szansę się powieść.

• Zdefiniowane role i odpowiedzialności – jasno określone zadania oraz obowiązki są fundamentem sprawnie funkcjonującego zespołu. Należy je określić odpowiednio wcześnie, aby każdy uczestnik mógł przystąpić do projektu z pełną świadomością swoich przyszłych ról.

• Koncentracja na produktach – klarowny, wcześniej odpowiednio przygotowany opis produktu stanowi istotny element każdego projektu. Ignorowanie tego zagadnienia może skutkować nieporozumieniem z interesariuszami, którzy będą błędnie interpretować zakres projektu. W konsekwencji istnieje ryzyko opóźnień, nowych wymagań czy konieczności dodatkowych spotkań dotyczących np. jakości lub kosztów.

• Korzystanie z doświadczenia – każde doświadczenie w projekcie jest cenne. Z każdego etapu projektu można wyciągnąć wiele wniosków, które pomogą w rozwiązaniu przyszłych zadań. Warto rejestrować zdobytą wiedzę, na przykład poprzez prowadzenie dziennika, opisującego każdy dzień oraz etap projektu.

• Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji – oznacza ustalanie akceptowalnych odchyleń dla różnych parametrów, jak ryzyko, korzyść, czas, koszty i jakość. Dzięki tej praktyce możliwe jest określenie granic dla osób odpowiedzialnych za konkretne zadania, co eliminuje potrzebę ciągłego angażowania wyższych stanowisk. W ten sposób kierownictwo może zarządzać niższymi warstwami bez konieczności angażowania się w drobniejsze aspekty projektu.

• Zarządzanie etapowe – duży projekt musi zostać podzielony na etapy. To między nimi pojawia się czas na przemyślenia i wyciąganie wniosków. W tym czasie można także przeanalizować, czy prace idą zgodnie z założonym planem.

• Dostosowanie do projektu w danym środowisku – PRINCE2 nie jest gotowym planem działania od A do Z. Należy go dostosować do rodzaju i specyfiki projektu. Metodologia ta jest elastyczna, umożliwiając dostosowanie do różnych aspektów projektu.

Powyższe siedem punktów pomaga zrozumieć metodę i podjąć decyzję, czy jest ona odpowiednim rozwiązaniem dla danego projektu. Zasady te będą również pomocne dla tych, którzy zdecydują się wdrożyć PRINCE2 do swoich codziennych działań związanych ze zleceniem. Jak prezentują się etapy tworzenia projektu informatycznego według metodologii PRINCE2?

• Przygotowanie projektu – opisane wcześniej uzasadnienie biznesowe pomaga w zatwierdzeniu projektu na tym etapie i umożliwia stworzenie bardziej szczegółowego zarysu. Dzięki założeniom planu zespół będzie w stanie określić, co będzie potrzebne do ukończenia zlecenia.

• Inicjowanie projektu – w tym punkcie kluczowe jest zidentyfikowanie cech projektu, takich jak: ryzyko, terminy, korzyści, jakość, koszt oraz zakres. Wybierana jest również osoba, która stworzy kompleksowy plan i będzie odpowiedzialna za koordynację pracy zespołu według ustalonych zaleceń. Projekt jest podzielony na mniejsze części i przypisany odpowiednim członkom zespołu projektowego.

• Realizacja projektu – etap realizacyjny nie opiera się wyłącznie na mechanicznym wypełnianiu poszczególnych zadań z planu. Bardzo istotne w tej fazie jest koordynowanie projektu. Osoba kierująca zespołem dba o to, aby projekt był realizowany zgodnie z planem oraz usprawnia go, jeśli to możliwe. Kierownik nadzoruje i zarządza postępem w każdej z faz. Na zakończenie każdego etapu sporządzane jest podsumowanie, które pomaga podjąć decyzję o kontynuowaniu prac. Wnioski wyciągnięte z tego etapu stanowią wsparcie w kolejnych krokach realizacji projektu.

• Zamykanie projektu – w ostatnim etapie sprawdzane jest, czy projekt osiągnął zakładany na początku cel. Kierownik zbiera całą istotną dokumentację, aby sporządzić raport. Faza końcowa obejmuje również przekazanie gotowego produktu oraz jego ocenę. Jeśli wszystko przebiegło pomyślnie, można zalecić zamknięcie projektu.

Jak wybrać odpowiednią metodykę?

Koordynatorzy projektów coraz częściej decydują się na korzystanie z jednej, sprawdzonej metodologii. Niemniej jednak to charakter projektu powinien decydować o ostatecznym wyborze sposobu jego realizacji. Wybór odpowiedniej metodyki zależy od wielu czynników specyficznych dla danego projektu. Przede wszystkim konieczne jest dokładne zrozumienie i zapoznanie się z założeniami danej metodyki. Jakie kroki mogą pomóc w wybraniu najodpowiedniejszej metodyki dla projektu?

• Zebranie wszystkich istotnych informacji o projekcie i określenie, które z nich są najważniejsze,
• Ocenienie złożoności, potencjalnego ryzyka, korzyści, głównych celów, budżetu oraz kosztów wykonawczych projektu,
• Przeanalizowanie zespołu oraz dostępnych zasobów,
• Określenie poziomu umiejętności zespołu i porównanie go z oczekiwaniami klienta,

Te informacje będą istotne nawet w trakcie trwania projektu. Ostatnim krokiem jest porównanie ich z poszczególnymi metodologiami i sprawdzenie, która z nich najlepiej wpasowuje się w konkretny projekt.

Podsumowanie

Fazy projektu informatycznego oraz metodologie nie są jednorazowym zabiegiem, który pomaga zarządzać projektem. Przebieg projektu należy monitorować oraz na bieżąco analizować przydatność danej metody. W przypadku zmniejszającej się skuteczności wskazane jest przeprowadzenie ponownej analizy projektu i zmiana sposobu zarządzania na inny. Istnieje wiele sposobów prowadzenia projektów, ale każdy z nich łączy jedna reguła: analizowanie oraz wyciąganie wniosków stanowi klucz do efektywnego zarządzania projektami w organizacji.

‍