Wybór odpowiedniego CRM dla firmy. Na co zwrócić uwagę?
Systemy do Zarządzania Relacjami z Klientami (Customer Relationship Manager - CRM) to stale rozwijająca się i szybko rosnąca gałąź przemysłu. Obecnie istnieją na rynku setki, a nawet tysiące narzędzi, które mogą ułatwić pracę małym i dużym firmom, a także freelancerom. Rozwiązań jest tak wiele, że coraz trudniej podjąć właściwą decyzję odnośnie wyboru tego jednego, które będzie odpowiednie dla naszej firmy.
W tym krótkim poradniku przedstawiamy 5 najważniejszych z naszego punktu widzenia czynników, zawężających nasz wybór i ułatwiających zakup systemu CRM do firmy.
Skalowalność i wygoda
Twoja firma stale się rozwija. Musisz upewnić się, że Twój CRM może ewoluować wraz z nią. Im większa t elastyczność systemu CRM, tym lepiej dla firmy, która go wdraża. W dłuższej perspektywie pozwala to na uniknięcie konieczności zmiany danego rozwiązania, jeśli pierwotny plan nie spełnia już Twoich potrzeb. Kolejną kwestią do rozważenia jest skalowalność. Przed wyborem systemu CRM musisz wiedzieć, czy będziesz mógł w łatwy sposób dodawać kolejnych użytkowników wraz z rozwojem firmy.
Z kolei wygoda użytkownika jest koniecznością, nic dziwnego zatem, że system CRM, będąc narzędziem, pracy musi być intuicyjny i prosty w obsłudze. Kiedy system jest łatwy do zrozumienia i użytkowania, większość pracowników chętnie będzie na nim pracować i eksperymentować z dostępnymi funkcjami.
Kastomizacja
W każdej firmie procedury działowe mogą się znacznie różnić. Dlatego wysokiej jakości CRM powinien być w dużym stopniu dostosowywany do indywidualnych potrzeb firmy oraz składających się na nią departamentów. Każda platforma umożliwia użytkownikowi tworzenie standardowych pól danych. Nieocenionym atutem będzie jednak możliwość dostosowywania systemu do potrzeb każdego użytkownika. Potrzebujesz oprogramowania, które nie tracąc niczego ze swojej efektywności, dopasuje się do indywidualnych wymagań pracowników oraz konkretnych założeń projektowych.
Automatyzacja i Integracja
Automatyzacja umożliwia użytkownikom tworzenie łańcucha poleceń, które pomagają im w przypisywaniu różnych rekordów i zadań do danego członka zespołu. Dzięki ustalonym przepływom pracy nie będziesz musiał ręcznie wprowadzać potencjalnego klienta do systemu. Co więcej, powyższe udogodnienie pozwoli Ci na swobodę przypisywania kontaktu do własnego profilu lub dowolnego, innego członka zespołu. Celem CRM jest zwiększenie produktywności. Dlatego oprogramowanie musi integrować się z istniejącymi procesami i je ulepszać. Jest to naprawdę ważne, w kontekście udanego procesu zarządzania potencjalnymi klientami. Integracja Twojego CRM z innymi narzędziami technologicznymi stanowić będzie jego kluczową zaletę.
Wsparcie Techniczne
Nawet najlepsze rozwiązania programowe wymagają od czasu do czasu wsparcia technicznego. Wybierz rozwiązanie, które zapewni taką możliwość Twoim zespołom. Niektóre firmy oferujące wdrożenia CRM będą pobierać dodatkowe opłaty za tę usługę, ale jest to inwestycja, która może szybko stać się opłacalna. Wsparcie posprzedażowe może być zawarte w licencji lub oddzielnie, w zależności od dostawcy CRM lub pakietu. Ponadto wszyscy wiodący dostawcy CRM posiadają bazę danych certyfikowanych programistów, co ułatwia organizacjom znalezienie niezależnych konsultantów, poza własnymi zespołami wsparcia, w celu rozwiązania wszelkich pojawiających się problemów.
Reputacja Dostawcy
Nie da się zaprzeczyć, że wybór CRM jest decyzją długoterminową. Dlatego tak ważna jest pewność, że wybrane rozwiązanie pozostanie na rynku, a aktualizacje, które się z nim wiążą, będą nadal dostępne, stale rozwijane i ulepszane. Obecnie dostępnych jest tak wiele opcji CRM, że kupujący mogą być zdezorientowani i czuć się przytłoczeni. Kluczowa wydaje się reputacja dostawcy, która może być gwarantem bezpieczeństwa systemu i utwierdzi kupującego w decyzji o nabyciu danego CRM.
Dobrzy dostawcy oprogramowania wspierają swoje produkty. Dzięki doskonałej obsłudze, szkoleniom i narzędziom, umożliwiają korzystanie z nich w bezproblemowy sposób. Wybór firmy z udokumentowaną historią, w porównaniu z mniej doświadczonymi dostawcami, zawsze przynosi korzyści. Zyskujemy pewność, że wszystkie dane wprowadzone do systemu pozostaną w nim bezpieczne, zarówno w teraźniejszości, jak i w przyszłości, a firma, z którą podpisaliśmy umowę, potraktuje nas jak wartościowego partnera biznesowego.
Podsumowanie
Nie ulega wątpliwości, że system CRM odgrywa niezwykle ważną rolę w świadomym zarządzaniu firmą i procesami usprawniającymi pracę. Obecnie na rynku dostępnych jest tyle opcji, że łatwo jest się pogubić w gąszczu funkcjonalności. Warto jednak pamiętać, że kluczowym czynnikiem wyboru CRM jest profil Twojej firmy oraz konkretne cele i zadania, których realizację system będzie codziennie wspierać. CRM jest jedynie narzędziem — to od Ciebie zależy, w jaki sposób będziesz go używać.
